Helyzetelemzés
Ha váratlan feladattal vagy új projekttel találnak meg minket a feletteseink, először mindenképpen mérlegeljünk, mielőtt választ adnánk. Gondoljuk át, van e szabad kapacitásunk, mennyi időt és energiát venne igénybe az adott feladat. Ilyenkor legyünk objektívek: ha csak azért akarjuk elutasítani a megkeresést, mert nincs kedvünk hozzá, de beleférne az időnkbe, akkor igyekezzünk motiválni saját magunkat, mert egy önként vállalt feladattal jó pontokat szerezhetünk a cégnél, ráadásul minden projekt újabb tapasztalatokkal jár, amik a jövőben még hasznosak lehetnek. Ha viszont úgy érezzük, hogy jelenlegi munkáink mellett nem tudnánk megfelelő minőségben elvégezni a kért feladatot, vagy épp problémás lenne tartani a határidőt, akkor ezt mondjuk el őszintén, és merjük visszautasítani a kérést, mert saját hitelünket rontjuk egy összecsapott munkával.
Priorizálás
Ha mégis halaszthatatlannak tűnik a feladat, és úgy is el kell vállalnunk, ha épp túlterheltek vagyunk, kérjünk segítséget a priorizálásban. Kérdezzük meg felettesünket, melyik másik projektet helyezzük háttérbe az új feladat javára. Így nem kell majd aggódnunk az egymásra csúszó határidők és az energiáink beosztása miatt, és tervezhetővé válnak egyéb feladatink is. Együttműködő hozzáállásunk mellett egy ilyen szituációban az az előnyünk is megvan, hogy felettesünknek jelezzük, kapacitásunk véges, nem tudunk több feladatot vállalni az adott időszakra.
Közös tervezés
Még ha racionális érveink is vannak a feladat elvégzésének visszautasítása mellett, akkor sem célszerű szimplán egy „nemmel” letudni egy ilyen beszélgetést. Inkább biztosítsuk arról a másik felet, hogy a probléma megoldásában szeretnénk segíteni, de jelen keretek között sajnos nekünk nem fog menni. Kínáljunk fel egy másik alternatívát, vagy tervezzünk közösen, hogy a feladat a megfelelő minőségben elvégezhető legyen, de ne háruljon senkire teljesíthetetlen plusz teher. A „Mit szólnál, ha inkább…”, „Gondoljuk át közösen a lehetőségeket…” típusú felütések sokkal szimpatikusabbak, mint az éles elutasítás.
Amit mindenképp kerülj el
Sose próbáljunk hazugsággal elkerülni egy munkát, mert az esetek többségében kiderül, és rendkívül kellemetlen szituációkat szülhet. Ha pedig elvállaltunk egy feladatot, annak ellenére, hogy éreztük, nem biztos, hogy teljesíteni tudjuk, inkább jelezzük időben a felmerülő problémákat, és ne próbáljunk csúsztatni, ferdíteni a tényeken, hogy jobb színben tűnjünk fel. Ha őszintén és logikus érvekkel alátámasztva kommunikáljuk a visszautasítást, biztosan megértőbbek lesznek feletteseink és ügyfeleink is velünk. Szintén rossz taktika a feladat önhatalmú továbbadása. Azon túl, hogy nem etikus másra hárítani a felelősséget, ha mi nem tudtunk vagy nem mertünk nemet mondani egy felkérésre, azt is kockáztatjuk, hogy a másik nem megfelelően végzi el a feladatot, amiért minket kérnek majd számon.
Nemet mondani elképesztően nehéz, de tanulható. Gondoljunk arra, hogy sokkal rosszabb következményeket vonhat maga után, ha a retorzióktól tartva mindenre igent mondunk, mintha egyenesen kommunikáljuk saját határainkat. Persze azt se hagyjuk figyelmen kívül, hogy nemcsak az számít, mit mondunk, hanem az is, hogy hogyan! A hangsúlyok, a metakommunikáció minden szituációban sokat számítanak. Ha nem támadóan, agresszíven, hanem asszertíven kommunikáljuk a visszautasítást, kevesebb eséllyel marad majd ezután tüske a másik félben.
