Összegyűjtöttünk 10 tanácsot, ami megkönnyítheti a dolgod, hogy ne üres tekintetekkel vagy szunyókáló kollégákkal szembesülj a meetingeken:
- Kezdjük a meghívással. Ha egy újabb sablon eseménymeghívót látunk felvillanni az e-mailjeink között, sokszor már görcsbe rándul a gyomrunk. Ha azonban ezt kiegészítjük egy személyre szóló üzenettel, vagy egy kísérő e-maillel, az mindenkinek jól esik, mert ebből is érezzük, tényleg szükség van a szakértelmünkre, véleményünkre egy-egy téma kapcsán.
- Szintén célszerű a meghívó e-mailben már vázolni a témákat, napirendet, hogy a résztvevők is lássák, határozott célja, menetrendje van az értekezletnek, és nem húzódik majd a végtelenségbe a beszélgetés. Akár előzetes feladatot is kiadhatunk a meeting előtt a résztvevőknek (nézzetek utána annak…, hozzatok példákat arra… stb.) ezzel is érdekeltté, motiválttá tudjuk tenni a munkavállalót a megbeszélésen való részvételre, és már konkrétumokról tudunk beszélgetni az összeüléskor.
- Nem kell mindenről meetingelni. Ha felmerül egy kérdés vagy probléma, ne hívjunk össze azonnal minden kollégát, hanem mérlegeljük, hogy az információ átadásnak vagy a közös ötletelésnek mi a legmegfelelőbb módja ebben az esetben. Gyakran egy e-mailváltás vagy egy hosszabb telefonbeszélgetés is ugyanúgy eredményes lehet, és így nem kerül egy újabb meeting a naptárunkba.
- Tartsuk szem előtt, hogy a rendszeres, gyakori meetingek könnyedén vezethetnek kiégéshez. Ha túl gyakran meetingelünk egy adott projekt, téma kapcsán, és így kevés feldolgozandó információ kerül terítékre, akkor indokolatlannak és feleslegesnek tűnik majd a résztvevők számára a találkozás. Ha viszont túl ritkán hívunk össze egyeztetést, elcsúszhatnak a munkafázisok, határidők, vagy annyi mondanivalónk lesz, hogy nem férünk bele egy adott meeting időkeretébe. Igyekezzünk tehát megtalálni a feladat súlyához, prioritásához és a résztvevők információigényeihez leginkább passzoló rendszerességet.
- Minden tartalmas meeting nagy energiákat kíván a résztvevőktől, így egy adott napon ne vigyük túlzásba a meetingek számát. Folyamatos koncentrációt igényel, hogy valóban oda tudjunk figyelni a témára, egymásra, a feladatokra, megjegyezzünk minden új információt, plusz még használjuk a kreatív energiáinkat is, ha új ötletet kell bedobni…mindez azzal jár, hogy ha igazán eredményes meetinget tartottunk, akkor gyakran úgy érezzük, olyan az agyunk, mint a kifacsart szivacs. Ellenőrizzük kollégáink naptárát, és ha már látunk beírva aznapra 2-3 meetinget, inkább szervezzük másik napra a megbeszélésünket, mert fáradt tekintetekkel szembenézve nekünk is nehezebb dolgunk lenne.
- A külső körülmények is nagyban befolyásolnak egy meetinget. Ha nyáron forró, levegőtlen helyiségben, télen pedig jégveremben kell végigülnünk egy hosszú megbeszélést, biztosan csökken majd a koncentrációs képességünk. Igyekezzünk ideális helyszínt és körülményeket biztosítani a meetingre. Ha pedig online térben találkozunk, figyeljünk a technikai feltételek meglétére. Rendkívül bosszantó a szakadozó nettel, rossz hang vagy képminőséggel küzdeni egy-egy online meeting során.
- Érdemes minden alkalommal meghatározni, hogy ki vezeti a meetinget és mi a cél, amit el akarunk érni a végére. Ha nem tisztázott, kinek mi a feladata a meeting során, akkor mindenki a saját témáit, problémáit veszi majd előre, és ha nincs, aki kézben tartja a folyamatot, akkor nem érünk egyiknek sem a végére. Az is előfordul, hogy már a meetingen derül ki, hogy a korábban felmerült kérdések, problémák időközben tisztázódtak, és céltalannak érezzük így a megbeszélést. Igyekezzünk folyamatosan felülvizsgálni a kitűzött meeting relevanciáját, és ha feleslegesnek érezzük, akkor gondoljuk újra, vagy mondjuk le a megbeszélt találkozót, mert a céltalan meetingek csak időt és energiát pazarolnak.
- Egy meetinget jól levezetni éppolyan nehéz, mint egy iskolai tanórát megtartani, hiszen folyamatosan fenn kell tartanunk a lankadó figyelmet. A prezentáló félnek célszerű kerülnie a barokk körmondatokat, és röviden, lényegre törően fogalmazni. Érdemes akár vizuális segédeszközökhöz is folyamodnunk, ha a téma lehetőséget ad rá, az illusztráció ugyanis felkelti a figyelmet és a koncentrációban is segít. Használjunk bátran izgalmas prezentációkat, képeket, videókat, animált grafikákat, amik megtörik a hosszú beszélgetések monotonitását.
- Ha azt érezzük, hogy ugyanaz történik hétről hétre, és már egymásba folynak a meetingalkalmak, akkor ideje felrázni a csapatot és elszakadni a sablonoktól. A már hosszú ideje ismétlődő megbeszéléseket átrakhatjuk másik napra vagy napszakra, de változtathatunk a struktúrán is, beleépítve a meetingbe például hosszabb small talk részt, helyet adva a témához kapcsolódó személyes sztoriknak. Ha pedig az ötletelés a cél, akár néhány kreatív játék, asszociációs kör is segíthet átlendülni a holtpontokon.
- Sokat számít egy meetingen az interaktivitás is. Sokkal barátságosabb és kevésbé feszült közeget teremthetünk, ha a hierarchia fitogtatása helyett igyekszünk mindenkit bevonni a beszélgetésbe. Legyünk valóban nyitottak a kollégák véleményére és visszajelzéseire, és ez érződjön hangnemünkön, viselkedésünkön is. Egy meeting levezetésénél határozottnak kell lennünk, de ez nem zárja ki a könnyed, baráti hangnemet, így könnyebben megnyilatkoznak majd a résztvevők is.
Az ördög bizony a részletekben rejlik, és ha ezekre az apróságokra igyekszünk odafigyelni, akkor nem csak jobb hangulatú, de eredményesebb meetingeket is tarthatunk, és kevésbé égnek majd ki a kollégák a sorozatos, vég nélküli megbeszélésektől.
